SAD jest wymagany przy procedurach wywozowych (eksport), przywozowych (import) i tranzytowej dla wszystkich towarów. Wyjątek stanowią przesyłki o niskiej wartości (poniżej 150 €), które mogą mieć uproszczoną procedurę celną.
Dokument SAD składa się z 8 kart, używanych zamiennie dla procedur wywozowych (karty 1-3), tranzytowych (karty 4-5) i przywozowych (karty 6-8). Pierwotnie występował w formie papierowej (SAD BIS), obecnie dominuje wersja elektroniczna.
Zawartość i funkcje Jednolitego Dokumentu Administracyjnego
SAD zastąpił 6 wcześniejszych dokumentów, znacząco upraszczając procedury celne. Jest podstawą do naliczenia należności celnych i podatkowych (cło, VAT) oraz gromadzenia danych statystycznych. Brak poprawnie wypełnionego SAD uniemożliwia odprawę celną, prowadząc do opóźnień, dodatkowych kosztów i kar.
- Dane identyfikacyjne (nadawca, odbiorca, przewoźnik);
- Szczegóły dotyczące transportu;
- Opis towarów (pochodzenie, masa, wartość, kod towarowy, kody taryfy celnej HS/CN);
- Rodzaj procedury celnej i informacje o dokumentach towarzyszących;
- Dane dotyczące płatności celnych (kwota cła, VAT).
Obecnie SAD najczęściej składa się elektronicznie za pośrednictwem platformy PUESC, korzystając z systemów AES (Automatyczny System Eksportowy) dla eksportu i AIS (Automatyczny System Importowy) dla importu. Może być składany samodzielnie lub z pomocą agencji celnych.
Każde zgłoszenie celne otrzymuje unikalny, 14-cyfrowy Numer SAD, który jest umieszczany na różnych dokumentach związanych z importem/eksportem (np. faktura handlowa, list przewozowy).
Złożoność dokumentu i duża liczba formularzy mogą powodować trudności w wypełnianiu, dlatego w przypadku wątpliwości zaleca się konsultację z agencją celną lub Służbą Celną.