Instrukcja wysyłkowa to formalny dokument z wytycznymi dotyczącymi wysyłki towarów. Pełni rolę umowy lub polecenia między nadawcą (eksporterem) a przewoźnikiem lub spedytorem, określając sposób, miejsce oraz warunki transportu ładunku.
W logistyce i spedycji jest kluczowa. Zapewnia jasne instrukcje dla przewoźnika i stron, minimalizuje błędy i opóźnienia. Sformalizowuje proces, ułatwia kontrolę. Przy eksporcie może upoważniać spedytora do działań w imieniu nadawcy, np. przesyłania danych eksportowych do systemów celnych.
Co zawiera instrukcja wysyłkowa?
- Dane nadawcy i odbiorcy (adresy, kontakty).
- Informacje o towarze: rodzaj, ilość, waga, wymiary, kody taryfowe (HS).
- Warunki transportu: środek transportu, pakowanie, miejsce i terminy załadunku oraz rozładunku.
- Informacje o kosztach i płatnościach (fracht, ubezpieczenie).
- Wskazówki dla przewoźnika dotyczące specyficznych wymagań.
- Deklaracje dotyczące towarów niebezpiecznych lub ubezpieczenia.
- Upoważnienia dla spedytora, jeśli wymagane.
Dokument przeważnie przygotowuje nadawca (eksporter) lub firma spedycyjna na jego zlecenie. Odpowiedzialność za błędy często spoczywa na nadawcy, stąd precyzja jest kluczowa.
Instrukcja wysyłkowa bywa opcjonalna, lecz jest bardzo przydatna, zwłaszcza przy wysyłkach międzynarodowych. Usprawnia komunikację i ułatwia spełnianie wymogów prawnych i celnych.
Podsumowując, instrukcja wysyłkowa to kluczowy dokument w logistyce i eksporcie, poprawiający organizację transportu i minimalizujący ryzyko nieporozumień i problemów logistycznych.